Finden statt suchen – wie „Effizienz“ zur Routine wird...

„Es ist besser hohe Grundsätze zu haben, die man befolgt, als noch höhere, die man außer Acht lässt“ (Ludwig Philipp Albert Schweitzer, 1875-1965). An welche Prinzipien Sie in Ihrem eigenen Interesse festhalten sollen, verrät der heutige Beitrag! Weiterlesen sollten Sie daher in jedem Falle – aus Prinzip quasi…

Wie entstand das 5S-Prinzip?

Bereits in den 1940er-Jahren wurde die 5S-Methode im japanischen Toyota-Produktions-system angewandt. Mittlerweile konnte das Effizienz-Prinzip weltweit einen hohen Bekanntheitsgrad erlangen und die Methode erfreut sich auch auf dem Dienstleistungssektor und in der Verwaltung großer Beliebtheit. Im deutschsprachigen Raum ist der Grundsatz auch unter dem 5A-Prinzip geläufig (Aussortieren/ Aufräumen/Arbeitsplatz sauber halten/Anordnung zur Gewohnheit machen/Alle Punkte einhalten und stetig verbessern).

Die bewährte Methode soll durch das Einhalten von Ordnung und Sauberkeit die Übersichtlichkeit und Sicherheit der Arbeitsplätze gewährleisten. Es wird angenommen, dass die Aufgaben sodann störungsfrei erledigt werden können und dass folglich das Risiko für Arbeitsunfälle signifikant sinkt.

Wie lauten die 5 Regeln des Effizienz-Programmes?

Die 5S-Methodik (aus dem Japanischen: Seiri/Seiton/Seiso/Seiketsu/Shitsuke) vertritt die nachfolgend aufgeführten Grundsätze:

1. Sortieren Sie (Alles, was Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen, hat auf Ihrem Schreibtisch nichts verloren).
2. Sichtbares Ordnen (Alle Arbeitsmittel haben ihren festen, gekennzeichneten Platz).
3. Säubern (Arbeitsplatz und –utensilien werden täglich gereinigt und geprüft. Eventuelle Mängel werden dadurch sichtbar und können rasch korrigiert werden).
4. Standardisieren (Einheitliche Beschriftung, Einführen von Routineabläufen und dgl.)
5. Selbstdisziplin ((Ständige Verbesserung (Stichwort: Kaizen), Einhalten der Punkte 1-4))

So gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz „5S-proof“…

Hilfreiche Praxis-Tipps zu den 5 Punkten finden Sie nachfolgend:

1. Gestalten Sie sich einen Überblick – soll heißen: Alles (Dokumente, Dateien, Utensilien etc.) sind geordnet. Was wochenlang nicht gebraucht wurde, kann ruhigen Gewissens entsorgt werden (das gilt übrigens auch für Altgedientes und Verstaubtes im Archivraum bzw. Keller…).
2. Alle Arbeitsmittel haben einen fixen Platz und sind nur in einfacher Ausfertigung vorhanden (Mal ehrlich: kein Büroangestellter braucht 5 gleiche Scheren oder 3 idente Locher!).
3. Ein ordentlich aufgeräumter Schreibtisch lässt sich einfach und ohne großen Zeitaufwand reinigen (und zwar täglich! – Der Kaffeefleck von letzter Woche macht sich nicht gerade gut auf Ihrem Arbeitsplatz…)
4. Verwenden Sie z. B. zur Ordnerbeschriftung ein und dieselbe Vorlage (gleiche Font, einheitliche Schriftgröße etc.). Benennen Sie z. B. Dateien immer nach der-selben Vorgabe/Richtlinie (So sparen Sie zum Beispiel die aufgewendete Zeit für die tägliche Reinigung locker ein…).
5. Vergessen Sie niemals die Punkte 1-4 zu befolgen!

Ver(sch)wendung von Ressourcen

Dreißig Prozent der Arbeitszeit bleiben durchschnittlich durch ineffiziente administrative Arbeit auf der Strecke. Das ergab eine Untersuchung des Fraunhofer Austria und des Fraunhofer-Institutes Stuttgart (LeanOffice 2010). Man könnte glatt meinen, Suchen zählt zu unseren Lieblingsbeschäftigungen!?

Mit dieser abschreckenden Tatsache verabschieden wir uns für heute! Gleichzeitig aber auch mit der beruhigenden Gewissheit, dass in Ihrem Unternehmen – spätestens seit Erscheinen des heutigen Artikels – auf Effizienz und Prozessoptimierung allergrößtes Augenmerk gelegt wird!

Ob a) effizient durch 5S oder b) krampfhaft an ineffizienten Gewohnheiten festhalten – Sie haben es selbst in der Hand! Böse Zungen behaupten, Zeitgenossen, die weiterhin zu b) tendieren, sind „SS“ (selbst Schuld)…

In diesem Sinne: Carpe diem und nützen Sie die neue Arbeitswoche bitte bestmöglich!

Ihre A. M.